Que sí, que el futuro está online, que todo se hace en digital, que ya nos hemos enterado. Pero estar de cualquier manera no vale. Nosotros tenemos una forma particular de entender el online, y te lo explicamos aquí.
Hablemos
IASP: una web para el pasado, presente y futuro de un evento internacional
La Asociación Internacional de Parques Científicos y Áreas de Innovación (en inglés, IASP) organiza cada año un encuentro global que gira alrededor de un tema en concreto.
Cuando llamaron a nuestra puerta para hacer el sitio web de la IASP de 2023, lo que tenían online era, como es lógico, una web con información sobre sobre la IASP de 2022. A simple vista pensamos que la de 2023 sería la segunda edición del evento, pero al comprobar la documentación, vimos que se trataba de su cuadragésima edición (!).
Esto nos dejó pensando en todo lo que se habría vivido desde la primera edición hasta ahora.
Cuando una iniciativa perdura en el tiempo, entendemos que además de su relevancia en el momento actual, existe un legado tras ella que se debería preservar.
En la era de Internet solemos pensar que todo queda registrado, que es fácil encontrar información sobre cosas del pasado, pero no es verdad. Hay una gran cantidad de eventos que han nacido, vivido y muerto en esta época, y de los que queda muy poco rastro. No porque la información no pueda encontrarse con un par de búsquedas (que a veces sí y a veces no), si no porque el torrente de información es tan brutal que lo de hace dos años ya no existe en nuestras mentes y puede que tampoco en la red.
Con esto en mente, pensamos en una estructura web que diese cabida al presente, pasado y futuro del evento.
Para ello, además de una estructura bien definida con las secciones propias de cualquier evento (Presentación, Ponentes, Programa, Sede…) creamos las secciones Anterior y Siguiente (Previous y Next). Este sistema deja claro que la presente es una edición más dentro de una larga línea temporal. Además, cada año nos permite organizar el trabajo a realizar de la siguiente forma:
Paso 1: archivar el pasado
No todos los detalles son relevantes de un año para otro, y como el exceso de información puede ser un impedimento, lo primero es filtrar los datos útiles y resumirlos en una página de consulta rápida dentro del apartado Anterior.
Con respecto a los ponentes, su información se archiva automáticamente en un registro histórico de todos los ponentes que han pasado por IASP, y que puede consultarse filtrando por año o tipo de ponente. Al estar automatizado, todo se actualiza en tiempo real y no es necesario hacer nada.
Paso 2: lidiar con el presente
Una vez archivado el pasado, publicamos el cartel con la fecha, lugar, imagen y tema de la nueva edición. Adelantamos algunos detalles como las cartas de presentación, los primeros ponentes y patrocinadores… y abrimos las reservas. Porque en un evento que se celebra cada año, existe interés desde el primer minuto.
A partir de ahí, el evento va tomando forma poco a poco con nuevos ponentes, un programa preliminar, descuentos por pronta reserva y más información sobre actividades, lugares en los que hospedarse… Este proceso de actualización dura hasta el mismo día que comienza el evento, y aunque cada actualización es solo un pequeño cambio, en conjunto supone el grueso del trabajo. Además, a nivel técnico, estos cambios hay que hacerlos sobre la web en marcha, y no en un servidor de pruebas, por lo que hay que andar con mil ojos para que todo esté siempre en orden.
Tercer Paso: hablar del futuro
Llegado el día de una edición ya se conoce el tema para el siguiente año. De hecho, en el mismo evento ya se puede reservar plaza. En la web también se refleja esto, y ahí es donde entra en juego el apartado Siguiente con la imagen preliminar de la siguiente edición y un pequeño resumen.
Conclusión
Cuando tienes una iniciativa que perdura en el tiempo es importante pensar en términos de preservación y legado. Todo cuenta: datos, fotos, anécdotas… lo que en un momento dado parece irrelevante, puede ser de gran interés años después, y aunque la idea no sea publicar absolutamente todo, si que es interesante tener un baúl al que echar mano a la hora de demostrar una trayectoria.